Uluslararası düzeyde yapılan araştırma sonuçlarına göre firmalar her yıl gelirlerinin % 5’ini suistimal nedeniyle kaybetmektedir. Firmalarımızın, suistimal nedeniyle uğradıkları kayıpları minimize edebilmeleri için; henüz suistimal oluşmadan, iş süreçlerindeki suistimal risklerini değerlendirilerek, gerekli önleyici ve ortaya çıkarıcı kontrollerini tasarlamaları büyük önem taşımaktadır.
Bu amaçla BURCA olarak iş süreçlerinizdeki suistimal risklerinizi değerlendirerek, gerekli kontrollerinizin tasarlanmasında sizlere yardımcı oluyoruz.
Bu kapsamında öncelikle suistimal riski yüksek olan iş süreçlerinizi detaylı şekilde inceleyerek, suistimal olasılığı yüksek olan noktalar ve bunlara ilişkin kontrollerin tespitini gerçekleştiriyoruz.
Belirlenen suistimal risklerine karşı alınan tedbirlerin etkinliğini değerlendirerek, etkin olmayan kontrollerin güçlendirilmesi amacıyla iyileştirme önerileri yapıyoruz. Tespit edilen iyileştirme alanlarına yönelik alınması gereken yönetim aksiyonlarınızın belirlenmesi ve bunların hayata geçirilmesinde sizlere destek oluyoruz.
Sorularınız mı var?
Suistimal, bir kişinin bulunduğu konumu, yetkilerini veya güveni kötüye kullanarak kendisine veya başkalarına haksız bir kazanç sağlaması ya da bir başkasına zarar vermesi durumudur.
Suistimal çeşitlerini aşağıdaki gruplar altında toplayabiliriz:
- Varlıkların kötüye kullanılması: Çalışanların veya yöneticilerin, kuruluşun nakit veya varlıklarını kişisel kazanç için kötüye kullanması. Örneğin hırsızlık, usulsüz ödemeler gibi.
- Yolsuzluk: Yetkinin kötüye kullanılarak kişisel çıkarlar için uygunsuz veya yasa dışı avantajlar sağlanmasıdır. Rüşvet, haksız komisyon, çıkar çatışması gibi.
- Finansal tablo suistimalleri: Kuruluşun mali durumunu olduğundan daha iyi veya daha kötü göstermek amacıyla finansal kayıtların kasıtlı olarak tahrif edilmesidir. Gelirlerin abartılması, giderlerin saklanması, borçların azaltılması gibi.
- Bilgi ve gizlilik ihlalleri: Kurumun ticari sırlarının, veri tabanının veya stratejik bilgilerinin yetkisiz kişilerle paylaşılmasıdır. Müşteri bilgilerinin satılması, rakiplere bilgi sızdırılması gibi.
- Çıkar çatışmaları: Kişinin, kuruluşun çıkarlarına aykırı şekilde kendi menfaati doğrultusunda kararlar almasıdır. Akraba ve yakın olunan şirketlere ihalesiz iş verilmesi, tarafsızlığa gölge düşüren işlemler gibi
- Siber suistimal: Teknolojik araçların kullanılarak işlenen suistimallerdir. Sahte e-posta yoluyla dolandırıcılık (phishing), sistemlere yetkisiz erişim (hacking) gibi.
Suistimalin ortaya çıkmasında çeşitli bireysel, kurumsal faktörler rol oynar. Bu faktörler genellikle suistimal üçgeni adı verilen üç ana unsurla açıklanır: baskı, fırsat ve rasyonelleştirme.
- Baskı: Bireyin ekonomik, kişisel veya mesleki sorunlar nedeniyle hissettiği zorlayıcı durumların suistimal motivasyonu oluşturmasıdır. Kişisel borç yükü veya mali sorunlar, işyerinde başarısızlık korkusu veya hedef baskısı, yaşam standardını yükseltme arzusu gibi durumlar baskı oluşturan durumlara örnek olarak verilebilir.
- Fırsat: Suistimalin oluşabilmesine olanak tanıyan kontrol zafiyetlerinin varlığıdır. Yetersiz iç kontrol mekanizmaları, görevler ayrılığı ilkesinin uygulanmaması, denetim eksikliği veya zayıf yönetim kontrolü fırsat oluşturan durumlara örnek olarak verilebilir.
- Rasyonelleştirme: Suistimal yapan bireyin, yaptığı davranışı haklı göstermek için, kendisine bir mazeret veya ahlaki açıklama geliştirmesidir. “Bunu herkes yapıyor.” “Bu şirket zaten bana hak ettiğimi ödemiyor.” “Bu sadece bir kerelik, kimse zarar görmeyecek.” türü söylemler rasyonelleştirmeye örnek olarak verilebilir.
ACFE 2024 raporuna göre, suistimalcilerin %84’ü en az bir davranışsal kırmızı bayrak (red flag) göstermiştir. Araştırma raporuna göre en önemli, on davranışsal kırmızı bayrak veya suistimal işareti ve bunların yaygınlık oranları aşağıda ifade edilmiştir:
- Gücünün ötesinde yaşamak (%39) Bu gösterge 2008 yılından bu yana en yaygın olan davranışsal göstergedir. Bu gösterge kadınlarda (%41) erkeklerden (%39) daha fazladır.
- Finansal zorluklar (%27)
- Müşteri veya tedarikçiyle olağan dışı yakın ilişki (%20)
- Kontrol altında tutma, görev paylaşmama (%13)
- Sinirlilik, şüphecilik veya savunmacılık (%12)
- Alavere dala vericilik (%12)
- Zorbalık ve korkutma (%11)
- Boşanma ve ailevi problemler (%10)
- Yetersiz ödemeden şikâyet etme (%8)
- Bağımlılık problemleri (%7)
Aksiyonlar, risklerin belirli olduğu alanlarda kontrollerin güçlendirilmesi, personel eğitimlerinin artırılması, suistimal ihbar hatlarının oluşturulması ve raporlama sistemlerinin geliştirilmesi gibi önlemleri içerebilir. Ayrıca, bu aksiyonların sürekliliği ve etkinliği için takip sistemleri kurulur.
Suistimali önleyici bazı önemli uygulamalar aşağıda belirtilmiştir.
Suistimalin önlenmesinde öncelikli hususlardan birincisi, kurumda etik bir kurumsal kültürün oluşturulmasıdır. Etik kurumsal kültürün oluşturulabilmesinde, kurum liderlerinin etiğe verdiği önemi ifade etmeleri ve davranışlarıyla örnek olmaları gerekmektedir. Etik ilkelerinizi hazırlamak ve duyurmak, suistimal türleri, bildirim yöntemleri vb. konularda personeli farkındalığını artırmak amacıyla etik eğitimlerinin düzenlenmesi de çok önemlidir.
Suistimalin önlenmesinde olmazsa olmazlardan biri de güçlü iç kontrollere sahip olmaktır. Görevler ayrılığı prensiplerine uygun yapılar oluşturmak ve görevlendirmeler yapmak, yetkilendirme ve onay mekanizmalarını oluşturmak, iç kontrollerin etkinliğini değerlendiren iç denetim sistemleri kurmak etkin iç kontrollerden bazılarıdır.
Suistimalin önlenmesinde en önemli mekanizmalardan birisi de, etkin bir ihbar mekanizmasına sahip olmaktır. Personelin gizliliğini korumak, herkesin kolaylıkla erişebileceği ihbar sistemlerini (telefon, mail, mobil uygulamalar vb.) oluşturmak gerekmektedir. Personeli bildirim yapmaya teşvik edici mekanizmalar kurulmalıdır.
Suistimalin önlenmesinde teknolojinin etkin kullanılması da bir diğer önemli unsurdur. Suistimali tespiti amacıyla veri analiz araçları kullanılmalı ve sürekli izleme sistemleri oluşturmalıdır.